سیستم مدیریت یکپارچه (MIS) یک سیستم مدیریتی است که تمام یا بخشی از سیستم ها و فرآیندهای یک سازمان را در یک چارچوب کامل ادغام می کند و سازمان را قادر می سازد تا به عنوان یک واحد با اهداف واحد کار کند.
مدیریت یکپارچه (MIS) مربوط به هر سازمانی است، صرف نظر از اندازه یا بخش، که به دنبال ادغام دو یا چند سیستم مدیریتی خود در یک سیستم منسجم با مجموعه ای جامع از اسناد، خط مشی ها، رویه ها و فرآیندها است. به طور معمول، سازمان‌هایی که بیشتر از MIS استقبال می‌کنند، سازمان‌هایی هستند که سیستم‌های مدیریتی در حال رشد دارند و می‌خواهند سیستم‌های مدیریتی دیگری را با مزایایی که به همراه دارند به سازمان خود معرفی کنند.
استانداردهای سیستم مدیریت یکپارچه
ساختار مشترک در ISO 9001، ISO 14001 و ISO 45001 (جایگزینی OHSAS 18001) معرفی شده است. این امر استانداردها را سازگارتر می کند و یکپارچگی مؤثرتر سیستم های مدیریتی را در سه حوزه کلیدی کیفیت، مدیریت زیست محیطی، و ایمنی و بهداشت شغلی امکان پذیر می کند. در اینجا مروری مختصر از هر یک از این استانداردهای سیستم مدیریت یکپارچه که به طور جهانی پذیرفته شده و اجرا شده است:
صدور گواهینامه در استاندارد سیستم مدیریت کیفیت یکپارچه ( ISO9001 )
ISO 9001 نشان می دهد که سازمان شما الزامات سختگیرانه سیستم مدیریت کیفیت را در زمینه های زیر برآورده می کند: امکانات، افراد، آموزش، خدمات و تجهیزات. کسب این گواهی به عنوان اولین گام در اجرای فرآیند بهبود مستمر در سراسر سازمان شما تلقی می شود.
ISO 14001سیستم مدیریت زیست محیطی
کسب گواهینامه ISO 14001 برای هر سازمانی که قصد ایجاد، پیاده سازی، حفظ و بهبود یک سیستم مدیریت زیست محیطی کارآمد را دارد ضروری است. میزان استفاده از استانداردهای ISO 14001 بر اساس عواملی مانند سیاست های محیطی خاص سازمان، انواع محصولات و خدمات ارائه شده و موقعیت مکانی و شرایط عملیاتی آن است.
ISO 45001. استاندارد جدید H&S ISO 45001 حوزه بسیار مهم بهداشت و ایمنی شغلی را در بر می گیرد. این استاندارد چارچوبی را برای کاهش خطرات محیط کار، بهبود ایمنی کارکنان و به طور کلی ایجاد شرایط کاری بهتر برای کارکنان در سراسر جهان فراهم می کند.
مزیت های پیاده سازی IMS
1. بهبود عملکرد
2. حذف کارهای مازاد و دوباره کاری ها
3. مسئولیت پذیری
4. ایجاد ثبات
5. کاهش بوروکراسی
6. کاهش هزینه
7. فرآیندها و منابع را بهینه می کند
8. کاهش تعمیر و نگهداری
9. حسابرسی یکپارچه
10. تسهیل در تصمیم گیری
مراحل پیاده سازی سیستم مدیریت یکپارچه (IMS)
مرحله ۱: آگاهی و آموزش
ارتقاء سطح آگاهی سازمان در مورد سیستم های مختلف مدیریتی – و استانداردهای که آنها مطابقت دارند – که یکپارچه می شوند. جلسات آموزشی جداگانه را برای مدیریت عالی، مدیریت متوسط و مدیریت مدون انجام دهید.
مرحله ۲: سیاست و اهداف
یکپارچه کیفیت، محیط زیست، ایمنی بهداشتی و سیاست امنیتی اطلاعات را ایجاد کنید. ایجاد اهداف سازمانی مرتبط با دید، ماموریت، اهداف و جهت گیری استراتژیک. کار با مدیریت ارشد در زمینه توسعه سیاست.
مرحله ۳: تجزیه و تحلیل شکاف داخلی
شناسایی درجه انطباق سیستم مدیریت موجود با الزامات استانداردهای مورد نظر در IMS شما. درک تمام عملیات در سراسر سازمان و ایجاد یک نقشه فرآیند برای تمام فعالیت ها. مقایسه عملیات موجود با الزامات استانداردها که یکپارچه می شوند، مقایسه کنید.
مرحله ۴: مستند سازی و طراحی فرایند
فرایند را بر اساس الزامات استانداردهای مربوطه ثبت کنید. دستورالعمل های عملیاتی، دستورالعمل های کاری، روش های سیستم و فرم های مرتبط را بنویسید و آنها را اجرا کنید.
مرحله ۵: مستند سازی و پیاده سازی فرایند
اجرای فرآیندها و اسناد توسعه یافته در مرحله چهارم در سراسر سازمان، به طوری که همه بخش ها و فعالیت ها پوشش داده می شود.
مرحله ۶: ممیزی داخلی
یک سیستم حسابرسی داخلی قوی را اجرا کنید. آموزش حسابرسان داخلی در مورد نحوه انجام ممیزی داخلی سازمان که تمام بخش ها و عملیات را پوشش می دهد. اقدامات اصلاحی برای بهبود در هر یک از ادارات ممیزی، به منظور پر کردن شکاف بین فرآیندهای موجود و الزامات استانداردها، انجام شده است. این کارآیی IMS را تأمین می کند.
مرحله هفتم: سازماندهی جلسه بررسی سیستم مدیریت
پیاده سازی یک سیستم رسمی برای مدیریت ارشد برای بررسی جنبه های مهم کسب و کار سازمان که مرتبط با استانداردهای یکپارچه شده است را بررسی کنید. زیر را بررسی کنید: سیاست، از جمله جهت استراتژیک سازمان؛ اهداف، هر دو تعیین اهداف و میزان اهداف را برآورده می کنند؛ نتایج حسابرسی داخلی؛ نتایج عملکرد فرآیند؛ نتایج شکایات، بازخورد و پیروی قانونی؛ نتایج ارزیابی ریسک و حوادث. یک برنامه عملی برای اصلاح هر گونه عدم انطباق با استانداردها را ایجاد کنید.
مرحله ۸: تجزیه و تحلیل شکاف کامل سیستم مدیریت
قبل از صدور گواهینامه نهایی، یک تجزیه و تحلیل شکاف رسمی برای ارزیابی اثربخشی و انطباق IMS انجام دهید. نمایندگی نزدیک مجوز صدور گواهینامه نهایی باید به منظور اطمینان از درجه بالایی از انطباق با استانداردهای IMS انجام شود.
مرحله ۹: اقدامات اصلاحی
بر اساس تجزیه و تحلیل شکاف، انجام ممیزی و اختصاص پروژه های اصلاحی برای موانع عدم انطباق که کشف شد. اطمینان حاصل کنید که اقدامات اصلاحی کامل شده و سازمان برای صدور گواهینامه نهایی آماده است.
مرحله ۱۰: ممیزی صدور مجوز نهایی
حسابرس خارجی حسابرسی IMS را بررسی می کند. اگر عدم انطباق نباشد، حسابرس توصیه می کند که سازمان باید به استانداردهای ثبت شده در IMS خود بپیوندد.
مزایای تجاری IMS
جایی که IMS به طور موثر در استراتژی و هدایت کسب و کار سازمان پیاده سازی شده است، مدیریت ارشد را برای اطمینان از رهبری و تعهد موثر، در حالی که کاهش فعالیت های تکثیر شده و در نتیجه زمان بازنگری، مدیریت می کند. این باعث صرفه جویی در هزینه از طریق استفاده کارآمد از منابع در تمام سطوح و عملکرد در سراسر سازمان می شود.
IMS علاوه بر اینکه سازمان ها را قادر می سازد تا به طور کامل شرایط کسب و کار را درک کنند بلکه باعث میشود تعهدات و الزامات متقاضیان در هر بخش خاص را با درنظر گرفتن خطرات و فرصت های منظم ببینند.
یک IMS قوی قادر به شناسایی بهبود بالقوه در تمام پارامترهای آن است، ارائه دید کلی از کل کسب و کار (مانند کیفیت، محیط زیست، و سلامت و ایمنی) نسبت به آنچه که در سیستم های مدیریت فردی به دست آمده است.
عوامل موثر بر ممیزی سیستم مدیریت یکپارچه (IMS):
میزان یکپارچگی سیستم مدیریت و مستندات آن
توانایی ممیزی شونده برای پاسخگویی به سؤالات مربوط به استانداردهای سیستم مدیریت متعدد؛
در دسترس بودن حسابرسانی که می توانند بیش از یک استاندارد سیستم مدیریت را حسابرسی کنند.
عوامل موفقیت و شکست در پیاده‌سازی IMS
پیاده‌سازی اولیه یک سیستم مدیریت یکپارچه نیازمند منابع کافی نظیر زمان، آموزش کارمندان و انجام ممیزی‌های داخلی و خارجی است. همچنین درجه و اثربخشی یکپارچگی به ساختار سازمان نیز بستگی دارد. به عنوان مثال دپارتمان‌های مختلف یک سازمان ممکن است از استانداردهای مدیریتی مختلفی پیروی کنند؛ مانند استانداردهای کیفیت و زیست محیطی. در هنگام پیاده‌سازی یک سیستم مدیریت یکپارچه این دپارتمان‌ها باید به خوبی با یکدیگر همکاری کنند تا از استقرار درست IMS اطمینان حاصل شود. محدودیت‌هایی در این بخش ممکن است از نظر تجربه، زمینه آموزشی یا اثربخشی تیم ها خود رو بروز دهد.
همچنین میزان شایستگی مسئولین سیستم‌های مدیریتی ممکن است عامل مهم دیگری در پیاده سازی موفق یک سیستم مدیریت یکپارچه باشد. هنگامی که سازمان تصمیم به گسترش دامنه سیستم مدیریت یکپارچه به استانداردهای دیگری نظیر ایزو 22000 یا ایزو 27001 داشته باشد، این موضوع پر رنگ‌تر خواهد شد.
.با مشاوران واحد بین الملل سهاطوس در ارتباط باشید(IMS)جهت دریافت اطلاعات بیشتر در خصوص شرایط پیاده سازی سیستم مدیریت یکپارچه