سهاطوس | اعزام و پذیرش هیئت های تجاری

ارتباطات بین‌المللی یکی از الزمات اولیه در فرآیند بین‌المللی شدن شرکت‌ها و صادرات محصولات و خدمات می‌باشد. حضور در هیات‌های تجاری بین‌المللی همواره از طرف اتاق های بازرگانی و کسب و کارهای بزرگ مورد حمایت قرار گرفته از این رو شرکت سهاطوس مفتخر است در جهت اعزام و پذیرش هیات های اقتصادی و تجاری آمادگی خود را اعلام دارد.

هیات های اعزامی توسط این شرکت به اختصار عنوان می گردد:

اولین هیات تجاری پس از اعمال تحریم¬های اخیر ایالت متحده آمریکا به کشور انگلستان با تاکید بر صنایع دارویی و تجهیزات پزشکی، صنایع غذایی و کشاورزی از مورخ 19 لغایت 23 خرداد 1398 برابر با 9 لغایت13 ژوئن 2019

• اعزام هیأت تجاری بازاریابی فنی مهندسی به مسکو – آستاراخان – بلاروس (کارفرما – سازمان بازرگانی استان مازندران)

• اعزام هیأت تجاری بازاریابی فنی مهندسی به تونس.

• اعزام هیأت تجاری بازاریابی اتاق بازرگانی صنایع و معادن آبادان به کشور استرالیا. مورخ: ۹ لغایت ۱۶ خرداد ۱۳۸۸ برابر با ۳۰ می الی ۶ ژوئن ۲۰۰۹

• اعزام سي و پنجمين هيئت تجاري بازاريابي و فني مهندسي به كشور هندوستان ( كارفرما – اتاق بازرگاني استان كرمانشاه)

• اعزام سي وششمین هيأت تجاري بازاريابي و فني مهندسي به كشور انگلستان ( كارفرما – اتاق بازرگانی و صنایع معادن آبادان ).

• اعزام هيأت تجاري بازاريابي و فني مهندسي همراه ریاست جمهور به كشور تاجیکستان ( كارفرما – سازمان توسعه تجارت ایران )

• اعزام هیأت تجاری بازاریابی به کشور گرجستان- تفلیس از مورخ 9 الی 15 شهریور ماه1385

• اعزام هيأت تجاري بازاريابي و فني مهندسي به كشور روسیه (مسکو- آستاراخان) و مینسک مورخ 5 الي 11 آبان ماه ( كارفرما – سازمان بازرگانی استان مازندران).

• اعزام چهل و چهارمین هيأت تجاري بازاريابي و فني مهندسي به كشور ازبکستان ( كارفرما –سازمان بازرگاني خراسان شمالی )

• اعزام چهل و پنچمين هيأت تجاري بازاريابي و فني مهندسي به كشور مالزی ( كارفرما –سازمان بازرگاني استان زنجان )

• اعزام چهل و هشتمین هیأت تجاری بازاریابی و فنی مهندسی به کشور چین – شانگهای 2007 (کارفرما- اتاق بازرگانی و صنایع و معادن آبادان ).

• اعزام چهل ونهمین هیأت تجاری بازاریابی و فنی مهندسی جهت بازدید از نمایشگاه بین المللی نساجی ITMA آلمان- مونیخ (کارفرما- صندوق غیردولتی نساجی ایران)

• اعزام پنجاهمین هیأت تجاری بازاریابی و فنی مهندسی جهت بازدید از نمایشگاه بین المللی خودرو IAA آلمان- فرانکفورت.

• اعزام پنجاه و یکمین هیات جهت شرکت در دوره آموزشی Mini MBA در دانشکده Birk beck لندن.

• اعزام پنجاه و دومین هیات تجاری بازاریابی و فنی مهندسی مرکز بررسی و تحقیق و آموزش صنایع قند ایران به کشور ترکیه .(کارفرما- مرکز بررسی و تحقیق و آموزش صنایع قند ایران)

• اعزام پنجاه و سومین هیات تجاری بازاریابی و فنی مهندسی جهت بازدید از نمایشگاه صنعت نساجی ترکیه-بورسا (کارفرما- صندوق غیردولتی نساجی ایران)

• اعزام پنجاه و دومین هیأت تجاری بازاریابی و فنی مهندسی به کشور چین – شانگهای (کارفرما- اتاق بازرگانی و صنایع و معادن اردبیل).

• اعزام هیات تجاری بازاریابی به استرالیا جهت بازدید از نمایشگاه صنایع غذایی Good Food - بریزبن.

• اعزام هیات تجاری بازاریابی به استرالیا جهت بازدید از نمایشگاه صنایع غذایی Fine Food –سیدنی.

• اعزام هیات تجاری بازدید از نمایشگاه خودرو – گوانگجو.

• اعزام كميته بازاريابي اداره كل بنادر و دريانوردي استان بوشهر جهت بازديد از بنادر كشورهاي مالزي و سنگاپور- تير ماه 88.

• اعزام هیات تجاری به کشور ترکیه- استانبول جهت بازدید از نمایشگاه صنایع غذایی GIDA2009 (کارفرما-انجمن ملی خرمای ایران).

• اعزام هیات تجاری متشکل از اعضای شورای شهر کرج و بوشهر به کشور چین (شانگهای و پکن) به منظور بازدید از نمایشگاه اکسپوی شانگهای (خردادماه 89).

• اعزام هيأت تجاري بازاريابي و فني مهندسي به تركمنستان ( كارفرما-سازمان بازرگاني استان سيستان و بلوچستان).

• اعزام چهل و هفتمین جهت بازدید از سیزدهمین نمایشگاه بین المللی ماشین آلات صنایع غذایی و بسته بندی و چاپ چین- شانگهای مورخ 17 الی 23 تیرماه 1386.

هیأت های پذیرش شده از سایر کشورها توسط شرکت سهاطوس به شرح ذیل می باشد:

1. از کشور چین به منظور سرمایه گذاری در منطقه جلفا در فروردین ماه 87

2. از کشور پرتقال به منظور سرمایه گذاری در زمینه تزریق پلاستیک در شهریورماه 88

3. از اتاق بازرگانی و صنایع ویتنام و بازدید از فرصت های سرمایه گذاری در آبادان ، ماهشهر و... و انعقاد تفاهم نامه فی ما بین اتاق بازرگانی ویتنام و اتاق بازرگانی ، صنایع و معادن آبادان

4. پذیرش هیأت تجاری از اتاق بازرگانی کشور ویتنام (VCCI) به دعوت اتاق بازرگانی ، صنایع ، معادن و کشاورزی آبادان در نیمه دوم مهر ماه سال ۱۳۹۳.

استانداردهای اعزام هیات تجاری

1. هیات های تجاری-کلیات

2. وضعیت اعزام هیات ها در دیگر کشورها

3. فرآیند مدیریت هیاتهای تجاری در سطح کشور درسال جاری

4. خلاصه ای از دستورالعمل بررسی و پرداخت یارانه هیات های تجاری و بازاریابی اعزامی به خارج

5. اقدامات اجرایی جهت اعزام هیات های تجاری

6. مشکلات و پیشنهادات

هیات های تجاری- کلیات

1-1: تعریف هیات

-گروهی از تجار و بازرگانان شرکتهای کوچک-متوسط،شرکت های بزرگ ،سازمانهای دولتی،موسسات آموزشی و فرهنگی ،انجمن ها و تشکلها که معمولا به سرپرستی یک مقام رسمی به یک بازار هدف جهت نیل به اهداف ازقبل تعیین شده اعزام می شوند.

1-2: اهداف هیات

اهداف توسعه تجارت:

-ارائه توانمندیهای صادراتی و فرصت های سرمایه گذاری کشور به طرفهای خارجی

-کاهش یا تعدیل تراز تجاری منفی

-یافتن بازارهای جدید

-یافتن طرفهای تجاری و بطورکلی شناخت امکانات بالقوه کشورمیزبان درجذب کالاها و خدمات صادراتی کشور

-مذاکرات در زمینه امکان تهیه مواداولیه،کالاهای واسطه ای ویا سرمایه ای از کشور میزبان

-کسب امتیازات خاص

-مذاکرات برای اعطا یا کسب نمایندگی

-کسب آگاهی از وجود موقعیتهای استثنایی برای فروش کالاهای خاص

اهداف اموزشی و فرهنگ سازی:

- مشارکت هرچه بیشتر بخش خصوصی در بازاریابی بین المللی

- آموزش تجار نوپا جهت آشنایی با فنون مذاکرات تجاری و ایجاد اعتماد در آنها

- بازدیدها از کارخانجات، نمایشگاهها، مراکز تجاری و ...

پیگیری مذاکرات و توافقات گذشته :

- پیگیری مذاکرات قبلی با خریداران کالا یا توافقاتی که قبلا" صورت گرفته ولی عملی نشده است

- پیگیری مذاکرات قبلی برای جلب سرمایه خارجی با ساخت کالاهای خاص بصورت مشترک

1 - ۳ . استراتژیهای ارتباطات و ترویج

- بازاریابی مدرن امروزی از تولید کالا، قیمت گذاری، توزیع و ... فراتر رفته و تماس مستقیم خریداران فعلی و بالقوه با فروشندگان را یکی از مهمترین اجزاء استراتژی ارتباطات و ترویج می داند

معمولا" مكان هیات های تجاری در بخش فروش فردی است ولی در سازماندهی هیات های اعزامی سمینار و همایش، نمونه های کالا ، نوارهای صوتی و تصویری توانمندیهای صادراتی کشور در مجموع و برای هر نوع کالای شرکتها، بروشور و کاتالوگ و در برخی موارد نمایشگاه بصورت کاتالوگ شو طراحی می شود و در واقع میتوان گفت که اعزام هیات تقريبا" به نوعی هر چهار ابزار بازاریابی مدرن را در بر گرفته و یک نوع استراتژی مختلط می باشد.

مزایای خاص هیات های تجاری نسبت به سایر روشهای توسعه صادرات

-امکان تفاهم فروش مستقیم، بدون واسطه و فوری کالا

- مذاکرات مستقیم و کسب اطلاع از نیازهای دقیق خریداران، شناخت شرکتهای خریدار و ...

- بالا بودن شانس موفقیت، علیرغم محدود بودن زمان اقامت

- کسب تجربه و مهارت در زمینه شیوه مذاکرات ( برای افرادی از هیات که سابقه فعالیت بین المللی زیادی ندارند)

- شناخت بازار از نزدیک و بصورت مستقیم جهت مرور قیمت ها، نوع بسته بندی، کیفیت کالاها، نوع تبلیغات و وضعیت رقبا با استفاده از اطلاعاتی که طرف مقابل ارائه می نماید .

دسترسی مستقیم بخش خصوصی به بلندپایه ترین مقامات تصمیم گیرنده یا شخصیتهای اقتصادی مهم و موثر

- بازدید از مراکز صنعتی، کارخانجات و نمایشگاهها و تنظیم ملاقات های مورد تقاضا و....( اگر بازرگانان بصورت فردی برای بازاریابی به خارج سفر می کردند شانس استفاده از اینگونه امکانات را نداشتند)

- اخذ برخی امتیازات بدلیل وزنه سیاسی هیات نظیر مشارکت در نمایشگاهها بصورت رایگان و یا با تخفیف مناسب، امکان برگزاری نمایشگاه اختصاصی جمهوری اسلامی ایران، ارائه امتیاز تاسیس مرکز تجاری ایران، کاهش هزینه های گمرکی برای یک دوره خاص، تسهیلات برای ویزا و ...

- آشنایی تجار با سفیر، رابرت بازرگانی و دیگر کارشناسان نمایندگی های سیاسی و جلب همکاری آنها در فعالیت های آتی در کشور میزبان

- آشنایی با تجار ایرانی مقیم کشور میزبان

- انجام كليه مقدمات مسافرت با زمانبندی دقیق، ملاقات ها، بازدید ها و غیره در هتل های مناسب ( در این صورت تجار بدون دغدغه فکری در یک دوره ازمانی محدود فقط به مسائل تجارت خواهند پرداخت

- کسب وجهه برای شرکتها و موسساتی که نمایندگان آنها در ترکیب هیات تجاری حضور داشته اند - دعوت مستقیم از تجار کشور میزبان به ایران جهت بازدید از امکانات صادراتی شرکتها

- ارائه توانمندیهای صادراتی کشور به مجموعه ای از تجار و تصمیم گیران کشور میزبان با هزینه ای بمراتب کمتر از انجام تبلیغات

- ابعاد تبلیغاتی و رسانه ای حضور هیات در کشور میزبان ( کنفرانس های مطبوعاتی، ملاقات با شخصیت های سیاسی، همایش ها، درج خبر ورود هیات در نشریات کشور میزبان و ...)

- تحکیم آتی مناسبات تجاری بین دو کشور

وضعیت اعزام هیات ها در دیگر کشورها

- بدین صورت هیات های تجاری می توانند به عنوان موثرترین ابزار توسعه صادرات مورد استفاده قرار گیرند مشروط بر آنکه به خوبی سازماندهی شونده در زمان مناسب اعزام گردند، و برای آنان برنامه دقیق، منظم و متنوعی تنظیم گردد. در این راستا بسیاری از کشورها برنامه های مدونی را جهت اعزام هیات ها به سراسر جهان طراحی نموده و ابزارهای لازم جهت تحقق اهداف اعزام را نیز تدارک دیده اند نظير:

- ایجاد واحد هیات های تجاری در چارت سازمان های توسعه تجارت با تعداد ۱۵ الی ۳۰ کارشناس منطقه ای جهت مطالعات بازار، تیم های تدارکاتی اعزام مستمر کارشناسان بصورت پیش فرست به کشورها و ...

. استفاده از کلیه امکانات دفاتر یا شعب سازمان های توسعه تجارت در خارج جهت برنامه های برون مرزی هیات ها. ( برای مثال، مطالعات اولیه جهت اعزام هیات بوسیله این دفاتر صورت گرفته و پیشنهاد اعزام هیات های عمومی یا تخصصی متعاقبا" به سازمان مادر پیشنهاد می گردد، تماس مستقیم با سازمانهای میزبان، برگزاری همایش ها، نمایشگاههای کاتالوگ شو و یا نمونه کالا و غیره عمدتا از طریق کارشناسان مستقر در این دفاتر صورت می پذیرد)

- کمکهای متنوع مالی از سوی دولت ها برای اعزام هیات ها نظير اعطای یارانه صد در صد بویژه در کشورهای در حال توسعه، حمایت های مالی برخی از کشورها جهت اعزام هیات های تجاری عبارتند از:

. پرداخت صد درصد کلیه هزینه های مشارکت کنندگان هیات های منتخب (چین، عربستان سعودی، ترکیه، مالزی و ...)

- پرداخت ۵۰ درصد کليه هزينه اعضای شرکت های کوچک و

متوسط (کشورهای متعدد )

-انتخاب 20 الی 30 شرکت جهت پرداخت یارانه به میزان 50 الی70 درصد هزینه های انها

-پرداخت یارانه متفاوت به شرکت ها از 20 الی 70 درصد براساس طبقه بندی شرکتها به شرکت های مبتدی و کوچک، شرکت های متوسط و شرکت های بزرگ صادراتی

- پرداخت یارانه فقط برای بلیط هواپیما و هتل

-انجام تبلیغات فراوان دررسانه های کشور میزبان جهت ورود هیات

- انتخاب روسای هیات از افراد تجاری- سیاسی ذینفوذ کشور که اطلاعات کاملی از کشور میزبان دارند. در بسیاری موارد، هیات ها در معیت ریاست جمهوری، نخست وزیر و یا وزرا اعزام می شوند.

- دفاتر اعزام هیات در سازمانهای توسعه تجارت کلیه توافقات صورت گرفته در زمان اعزام را تا نهایی نمودن آنها بطور مستمر پیگیری می نماید.

.فرآیند مدیریت هیاتهای تجاری درسراسر دنیا درسالجاری

-باتوجه به مسئولیت سازمان های توسعه تجارت دنیادرخصوص سازماندهی،برنامه ریزی،نظارت وارزیابی براعزام هیاتهای تجاری وبازاریابی،جهت انجام بهینه این مسئولیت ودرراستای مدیریت یکپارچه ومتمرکز،اقدامات متعددی به اجرا گذاشته شد که اهم آنها عبارتنداز:

- تدوین دستورالعمل نحوه اعزام هیاتهای تجاری بازاریابی به بازارهای هدف وارسال آن به كليه سازمانهای بازرگانی استانها،تشكلها،اتاقهای بازرگانی و....

-تهيه چارچوب گزارشات توجیهی مجریان جهت اعزام هیاتها چگونگی انتخاب کشورها،چگونگی ترکیب هیات ها،زمانبندی وبرنامه های سفروغيره.

-برگزاری سمینارتوجيهي وکارگاه آموزشی اعزام هیات هاباحضورروسای هیاتها،اساتید دانشگاههاوکارشناسان سازمان جهت بررسی مسائل ومشکلات اعزام هیاتها درسازمان توسعه تجارت ایران.

-جهت نظارت،کنترل وارزیابی هیاتها درسطح کشور،مسئولیت گزارشگیری ازروند اجرایی کلیه هیاتهای سازمانهای بازرگانی استانهایا دیگرمجریان درسراسرکشوربه دفتربازاریابی ونمایشگاهی سازمان محول گردیده است،دراین خصوص باتقیسم بندی استان های کشورودیگرمجریان امورمربوط به بررسی طرحهای توجیهی،پیشنهادات درزمینه ترکیب هیاتها براساس شاخصهای موجودومحورهای مذاکرات،رفع مشکلات وموانع دراعزام هیاتها،بررسی دستاوردهاونتایج هیات های اعزامی توسط کارشناسان این دفترصورت میپذیرد.

. خلاصه ای ازدستورالعمل بررسی وپرداخت یارانه هیاتهای تجاری وبازاریابی اعزامی به خارج

1- مجریان حائزشرایط جهت اعزام هیأت به خارج

-انجمن ها اتحاديه ها،تشکلهای صادراتی وصندوقهای غیردولتی توسعه صادرات

-شوراهای بازرگانی مشترک

-اتاقهای بازرگانی وصنایع ومعادن کشورها و شهرها

-سازمانهای بازرگانی استانهای کشورها

سازمان های توسعه تجارت

٢. نحوه پرداخت یارانه به هیات های اعزامی ازسوی سازمان توسعه تجارت کشورها

- عموما" میزان یارانه قابل تخصیص برای هرهیات3۰ % تا 100%ازمجموعه هزینه های پرداخت شده به شرح ذیل خواهدبود ( هزینه هتل،بلیط رفت وبرگشت هواپیما،اجاره سالن برای مذاکرات،انجام تبلیغات،چاپ البوم هیات اخذ روادید، بیمه مسافروهزینه های خروجی،ایاب وذهاب درکشورمقصدوسایرهزينه ها به تشخیص سازمان توسعه تجارت ایران ) .

-هیاتهای اعزامی به کشورهای قاره آفریقا،آمریکا،اقيانوسيه وخاوردورمعمولابدلیل برخورداری ازمزیتهای بالقوه جذب کالاوخدمات صادراتی کشوروبعد مسافت مشمول حداکثريارانه خواهدبود .

٣. ویژگیهای اعزام هیات

تصدی مسئولیت مدیریت عامل ریاست هیات مدیره،عضویت هیات مدیره،مدیریت بازرگانی وبازاریابی ویا سایرمسئولیتهای مرتبط با امورتجاری وبین المللی بنگاه

-تسلط کافی به زبان محلی با زبان انگلیسی

- دارابودن اختیارات کافی جهت اتخاذ تصمیم

-همراه داشتن نمونه کالا (درصورت امکان)،کاتالوگ،کارت ویزیت،قراردادتيپ،لیست قیمت و ...

-آشنایی با بازارهدف ومعرفی طرفهای تجاری خودجهت انجام مذاکرات وملاقات ها

-موارد ۲ و5 برای شرکتهای بدون تجربه درصحنه جهانی الزام اورنمیباشد.

۴- فرایند تقاضای اعزام هیاتها بوسیله مجریان وچگونگی موافقت سازمان

-ارسال طرح توجیهی اعزام هیات بوسیله مجریان به دفتربازاریابی ونمایشگاهی سازمات شامل بررسی های کارشناسی صورت گرفته درموردانتخاب کشوریا کشورهای هدف،رقابت پذیری کالاهاوخدمات صادراتی کشورمان دربازارموردنظر،شاخص های مهم اقتصادی،تجاری وسرمایه گذاری بازارهدف،تعرفه هابطورکلی وتعرفه های ترجیحی،موانع تعرفه ای وغیرتعرفه ای،فرصتهاتجاری وسرمایه گذاری،عملکردرقبا،آمارسه ساله تجارت بین دوکشور،مشخصات سازمان دهندگان محلی جهت میزبانی هیات،برنامه اولیه مذاکرات وملاقاتهاوهمچنین نظرات سفارت جمهوری اسلامی ایران ویا رایزن بازرگانی،ترکیب ابتدایی هیات باتوجه به توانمندیهای صادراتی کشوربااستان

-بررسی طرح دردفتربازاریابی وامورنمایشگاه بویژه درموردترکیب هیات نظربه توانمندیهای استانها،نوع هیات،نوع شرکتها،افراداعزامی دولتی،سرپرست هیات،برنامه های هیات،سازمان میزبان هیات،تائیدیه سفارت،زمان سفروغيره

-مقایسه باجدول اعزام هیاتها درسطح کشورجهت حذف هم پوشانی ها وموازی کاری

-جوابيه سازمان مبنی برمخالفت،موافقت وباموافقت مشروط جهت تغییرزمان اعزام،تغييردرترکیب هیات اعزامی،تعديل بودجه پیشنهادی ، پیشنهادجهت انتخاب سازمان میزبان ودربرخی مواردپیشنهاداعزام هیاتهای تخصصی برای کشورهای خاص براساس مطالعات صورت گرفته.

-دریافت گزارشات مستمرازمجریان جهت پیگیری عملکرد صحیح مجری درراستای برنامه های اعلام کرده

-دریافت گزارش نتایج هیات دوهفته پس ازورود هیات

-بررسی نتایج واقدامات صورت گرفته ازطریق این گزارش،گزارشات سفارتها،نظرخوایی ازاعضای هیات ونهايتا" گزارش نماینده اعزامی

-پیگیری توافقات صورت گرفته درزمان اعزام هیات تانتایج نهایی ورفع مشکلات احتمالی درانجام ویااجرای توافقات ( برنامه آتی سازمان جهت تعیین تیم پیگیری توافقات )

-اطلاع رسانی توافقات ازطریق جرایدوسایت سازمان

اقدامات اجرایی جهت اعزام هیات های تجاری

1. چگونگی انتخاب کشوریاکشورهابرای اعزام هیات

-اهميت کشورمیزبان به عنوان یک بازار ( ساختارجمعیت،تقاضای موثر،درآمدسرانه وتوزیع درآمدها،تعرفه ها،طرفهای تجاری،میزان صادرات و واردات و ...)

-سهم کشورمیزبان درصادرات و واردات ایران

-موقعیت کالاهاوخدمات صادراتی کشوردربازارکشورمیزبان ( نرخ های رشد،رقبا،فرصتهای خدمات صادراتی و ..)

-چشم اندازافزایش سهم دربازارکشورمیزبان ( وضعیت بالقوه بازار،روند ترکیب واردات،وضعيت دراقتصادجهانی،دارابودن مناطق خاص آزادو ...)

- وضعیت ترازبازرگانی بین دوکشور(بصورت روند)

-وضعیت ژئوپلیتیک کشورمیزبان ( وضعیت خاص جغرافیایی،بنادر،ترانزیت ،وابستگی به پیمانهای تجاری منطقه ای و ...)

-ارتباطات فرهنگی وسیاسی سنتی باجمهوری اسلامی ایران

-مسائل توريسم

-تغييرناگهانی درجوسیاسی یک کشور

- مقررات وقوانین سهل تجاری وسرمایه گذاری ووجودفرصتهای سرمایه گذاری

-بازارجدید

-دعوت رسمی ا زسوی سازمانهای تجاری کشورمیزبان ویاپیشنهادنمایندگی های سیاسی ایران درخارج ازکشوردرزمانهای خاص

٢- مسائل مدنظرقبل ازاعزام هیات

- مسائل سیاسی کشورمقصد

-قبل ازسفرهیات ضروری است ازوجودفضای مناسی وروابط حسنه باکشوری که قراراست هیات به آنجا اعزام شوداطمینان حاصل شود.

-اجتناب ازاعزام هیات دراعيادملي وخاص کشورمیزبان،زمان انتخابات،اعتصابات وتظاهرات

-اعزام هیات حتی الامکان درزمان رویدادهای مهم تجاری ویابرگزاری نمایشگاههای مهم

-اجتناب ازاعزام هیات ایرانی درزمانیکه کشورهدف،میزبان هیاتهایی ازکشورهای دیگرمیباشد

-اجتناب ازاعزام هیات زمانیکه روسای سازمان های میزبان ودیگرافرادتصمیم گیرکشورمیزبان درسفرمی باشند.

-آگاهی کامل ازسیاستها واولویتهای تجاری جدید کشورمیزبان

برنامه زمانبندی شده یک هیات تجاری

اقدامات وفعالیتها و زمان انجام

دعوت ازشرکتها،انجمنها،نهادها،تشکلهای صادراتی-تولیدی جهت مشارکت

درهیات اعزامی ازطریق ارسال دعوتنامه وهمچنین درج درسایت سازمان

برآوردهزینه هاوتهیه جدول مخارجه یاتبا لحاظ نمودن هزینه هایی ازقبیل،هتل،

بلیط رفت وبرگشت،ویزا،بیمه مسافرتی،خروجی،ترانسفر،همایش،تبلیغات چاپ

آلبوم و...ودرنهایت تعیین مبلغ دریافتی ازهرمتقاضی بااحتساب یارانه تخصیصی

براساس دستورالعمل

ارسال جدول پیش بینی هزینه هاورقم دریافتی ازهریک ازمتقاضیان به امورمالی

سازمان ودرخواست معرفی واعلام شماره حساب جهت واریزوجه ثبت نام

انجام هماهنگی بااموراداری جهت اخذمجوزهیأت تیم سازماندهی ازدفترریاست جمهوری

ارسال نامه به آن گروه ازواحدهای متقاضی حضوردرهیات به منظوراعلام فرصت

واریزوجه وارسال مدارک لازم جهت اخذ ویزا و ... به همراه فرم های اطلاعاتی

(فارسی وانگلیسی) مربوطه جهت استفاده درتهيه البوم وهمچنین جدول زمینه

های فعالیت هریک ازاعضاءهیات به منظورارسال به نمایندگی کشورمان ویاسازمان میزبان

انجام هماهنگی باامورمالی واداری جهت انجام اقدامات اولیه درخصوص تهيه بليط

هواپیما،اخذویزا،چاپ البوم و ...

ثبت نام واخذ مدارک ازمتقاضیان

تهیه صورت وجدول قطعي وجوه دریافتی ازمشارکت کنندگان وارسال آن به أمور

مالی سازمان جهت تشخیص وپرداخت بودجه پیشنهادی به مسئول مالی هیات

تهیه جدول نهایی اعزامی(فارسی و لاتین) شامل: نام،مشخصات و زمینه

فعالیت هر یک از اعضا جهت انعکاس و ارسال به نمایندگی کشورمان و یا سازمان

میزبان جهت برنامه ریزی و تدارک طرفهای مذاکره،برنامه ملاقاتها،همایش، بازدیدها

و...

ارسال نام و مشخصات اعضا هیات به همراه مدارک لازم به امور مسافرتها جهت

اخذ ویزا،بیمه مسافرتی،بلیط هواپیما به همراه تهیه لازم انگلیسی و فارسی به سفارت کشور مورد نظر در تهران

هماهنگی با سفارت کشورمان جهت رزرو هتل براساس جدول نام و مشخصات

اعضا هیات

ارسال جدول نام،مشخصات ،زمینه فعالیت و عکس اعضا هیات جهت چاپ البوم

انجا هماهنگی با روابط عمومی جهت تهیه بروشور ، کاتالوگ،فیلم ،سی دی و سایر اقلام

اطلاعاتی و تبلیغاتی و همچنین تهیه هدایا برای ارسال به همراه هیات اعزامی

مک تماس با سفارت کشورمان و یا سازمان میزبان جهت نهایی نمودن برنامه

هیات اعزامی شامل اسکان اعضا هیات درهتل،برنامه ملاقاتهای اعضا هیات و همچنین سرپرست هیات با مقامات تجاری و اقتصادی کشور میزبان ،همایش فرصتهای تجاری و سرمایه گذاری ،مذاکرت تجاری رودرو ، بازدیدهاو....

اخذ بلیط تهیه ویزا ،خروجی، بیمه مسافرتی و چاپ البوم برای تمامی اعضا هیات ابتدای

تهیه گزارش کشوری و خلاصه ای از اطلاعات تجاری کشور مورد نظر جهت اطلاع اعضا هیات

برگزاری جلسه هماهنگی با اعضا هیات به منظور اعلام برنامه ها،تحویل بلیط،ویزا،

خروجی،بیمه نامه و.... و انجام هماهنگیهای لازم

تهیه گزارش مقدماتی سفرهیات اعزامی شامل:رئوس برنامه ها

،مذاکرات،همایش ،بازدیدها و.... و نتایج اولیه حداکثر یک هفته پس ازمراجعت هیات

مکاتبه با اعضا هیات و درخواست ارسال نظرات،پیشنهادات ،انتقادات و نتایج حاصله

ازمذاکرات و ملاقاتها حداکثر دوهفته پس ازمراجعت هیات

شرایط موفقیت یک هیات اعزامی

- انجام مطالعات دقیق درزمینه فرصتهای تجاری وسرمایه گذاری کشورمیزبان وتعیین دقیق ترکیب کالایی وخدمانی هیات0

-دراختیارداشتن زمان کافی برای سازمان دهی هیات ( حداقل سه ماه )

-انتخاب صحیح کادراجرایی

-انتخاب زمان صحیح اعزام

-همکاری وهماهنگی مستمربابرنامه های سازمان میزبان ونمایندگی سیاسی جمهوري اسلامي ايران درکشورميزبان

-نقش فعال سازمان میزبان وتوانمندی سفارت درجذب هرچه بیشترطرفهای تجاری برای تجارایرانی

-انجام تبلیغات کافی وموثردرکشورمیزبان

6- مشکلات وپیشنهادات

مدیریت هیاتهای تجاری دراکثرکشورهابصورت یکپارچه ومتمرکزوعمدتا ازطریق سازمانها ونهادهای دولتی صورت میپذیرد. اینمهم برای کشورمان صورت پذیرفته است. ولی مدیریت موتردرزمینه کنترل کامل هیاتها ی استانها،تشکلهاوغیره،ارزیابی نتایج انها وارائه پیشنهادات ومستلزم دارابودن یک تیم متخصص دراین زمینه میباشد
پیشنهاد:درنمودارسازمانی مطالعه شده تعدادی ازکشورهامشاهده میگردد دپارتمانی برای اعزام هیاتهای بازاریاب باتعدادقابل توجهی کارشناسی منطقه ای درنظرگرفته شده است. برای انجام بهینه اعزام هیاتهای سازمان وهمچنین مدیریت آنهادرسطح کشورلازم است که چنین دفتری درچارت سازمان توسعه تجارت دیده شود
یکی ازمهمترین مشکلات سازمان دهی هیاتهای جذب شرکتها وبویژه ترکیب بهينه هیات براساس مطالعات صورت گرفته میباشد،همواره مشاهده میشود که جذب شرکتهاحتی باپرداخت یارانه ۵۰ درصدی نیزامکانپذیرنبوده ونهايتا" ترکیب هیات نمایانگرتقاضای بازارهدف نمیباشد. باتوجه به تعريف هیات که درابتدای این گزارش به آن اشاره شده است هدف عمده اعزام شرکتهای کوچک ومتوسط جهت بازاریابی کالاهای خود می باشد شرکتهای بزرگ عمدتا" ازسیستم کم وبیش جامع بازاریابی برخورداربوده وباشرایط ودلائل خاصی درهیاتهاحضورپیدامینمایند. دراینصورت،برای یک شرکت کوچک وحتی متوسط پرداخت حداقل ۱ میلیون تومان برای ۵ روزیایک هفته مبلغ قابل توجهی بوده ومانع بزرگی برای حضورآنهادرهیات هامیباشد.
پیشنهاد:درنظرگرفتن یارانه صددرصدبرای برخی ازهیاتهایاعزامی مانندبسیاری ازکشورهای درحال توسعه دراین حالت،مجری میتواند ازابزارانتخاب خودبراساس مطالعات انجام گرفته بخوبی استفاده نمایدوشرکتهاراگزینش کند. بدون شک برای پرداخت یارانه صددرصد میتوان روشهای مختلفی رانظیر: پرداخت یارانه کامل فقط برای هیاتهای سازمان،پرداخت یارانه کامل به شرکتهای کوچک ومتوسط،پرداخت یارانه کامل به برخی ازهیاتهای تخصصی وغیره راانتخاب نمود.
افزایش هزینه هاازجمله قیمتهای محل اقامت درکشورهای خارجی ازیکسووثابت بودن حق ماموریت ماموران دولتی درچندسال اخیرباعث گردیده تابودجه مذکوربه هيج وجه تكافوي هزینه هاراننموده وازسوی دیگربدلیل لزوم حضوراعضای هیات درهتلهای مناسب،امکان اقامت آنان درمحلهای ارزانتربه صلاح نمیباشد
پیشنهاد: دراین خصوص پیشنهاد میگردد مراجع ذی ربط بادرنظرگرفتن معدل سطح افزایش هزینه های فوق الذکرنسبت به میزان حق ماموریت ماموران دولتی تجدید نظربعمل آورند.
نظربه اینکه درفرآینداعزام یک هیات مواردی مانندتعيين کشوریاکشورهای موردنظر،زمان اعزام ومدت اقامت درهرکشور،اعضای تیم سازماندهی وبویژه برنامه ریزی وهماهنگي باسازمانهای میزبان وطرفهای خارجی وهمچنین نمایندگیهای کشورمان ازاهمیت بسزایی برخوردارمیباشداعمال هرگونه تغییراتی درآنهاخصوصادرمراحل انتهایی کارازجمله تصمیمات متخذه ازسوی هیات نظارت ریاست جمهوری برمسافرت خارج ماموران دولتی درزمینه حذف وباکاهش هریک ازپارامترهای فوق الذکر موجب اخلال دربرنامه ریزی های صورت گرفته و کاهش کیفیت اجرایی فرابند مذكورداشته ومطمئنا درمناسبات تجاری ویا سیاسی کشورمان باکشورهای هدف نیزاثرات نامطلوبی خواهدداشت .

1- جلسه ای باحضوراعضای هیات ۵ نفره تشکیل ومراحل اجرایی ومطالعاتی اعزام هیات هابرای آنهاتشریح شود.

۲- باتوجه به تدوین برنامه اعزام هیأتهادرسال آتی وبادرنظرگرفتن تعدادنفرات تیم سازماندهی هرکدام ومدت زمان پیش بینی شده هریک نسبت به اخذ مجوزکلی ازقبل اقدام گردد

سایرپیشنهادات

-برون سپاری کارهای اجرایی برخی ازاعزام هیاتهابه بخش خصوصی وارزیابی عملکردآنها

- انتخاب بهترین تیم اعزامی درپایان هرسال وأعطا جوایر یا امتیازات ویژه به آن تیم

-انتخاب بهترین شرکت ازنقطه نظرکسب نتایج حقیفی دریک هیات اعزامی

-تشکیل تیم کارشناسی خاص برای پیگیری توافقات وقراردادهای منعقده پس ازسفرهیات

شما می توانید نام شرکت سهاطوس را در وب سایت سازمان توسعه و تجارت تحت عنوان مجریان نمایشگاه های خارجی جستجو نمایید .